Giai đoạn 1: Khởi động dự án
Để bắt đầu một dự án đầu tiên chúng ta sẽ đi tìm hiểu về điều lệ dự án. Xây dựng điều lệ dự án là quá trình phát triển một tài liệu chính thức, tài liệu này cho phép sự tồn tại, hoạt động của một dự án và quy định cho người quản lý dự án có quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động dự án. Bản điều lệ dự án sẽ trả lời cho các câu hỏi trong quy trình quản trị dự án, bao gồm một số nội dung:
- Mục tiêu tổng quát của dự án là gì?
- Các bên liên quan tới dự án là ai?
- Rủi ro cần xác định của dự án
- Những lợi ích sẽ thu được từ dự án
- Tổng quan về ngân sách dự án
Có rất nhiều vấn đề cần xác định và làm rõ trong quá trình khởi đầu của dự án, vậy nên cần chia nhỏ các ý trong từng câu hỏi để khoanh vùng chính xác việc cần làm:
- Tình trạng kinh doanh: tình trạng kinh doanh là một phần quan trọng để bạn dễ dàng chứng minh tính cần thiết của dự án.
- Phạm vi dự án: bao gồm việc xác định và liệt kê danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, như: khả năng cung cấp, tính năng, chức năng, nhiệm vụ, thời hạn và chi phí của dự án
- Sự phân phối: những sản phẩm có thể phân phối là hàng hóa hoặc dịch vụ có thể định lượng được
- Nguồn lực:bao gồm cơ sở vật chất, thiết bị và con người cần thiết để thực hiện dự án.
- Mục tiêu: đây là đích đến của dự án. Mọi hành động trong dự án đều được thiết lập nhằm bám sát để hoàn thành mục tiêu.
- Các phát sinh: điều lệ dự án cần nêu rõ các vấn đề và rủi ro có thể phát sinh trong vòng đời của dự án để có phương hướng giải quyết dự trù.
- Lịch trình: phác thảo các mốc quan trọng của dự án và ước tính sơ bộ về thời điểm chúng được hoàn thành
- Ngân sách ước tính: đây là một trong những nội dung bắt buộc cần thể hiện trong điều lệ dự án..
- Sự phụ thuộc cho thấy mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, các cá nhân thực thi dự án
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch
Sau bước đầu khởi động, thì đây là bước tiếp theo trong quy trình quản lý dự án khi bản phác thảo dự án không nhận thêm bất kỳ sửa đổi nào và đi đến hồi phê duyệt thì đã đến lúc tất cả các nguồn lực và các bên liên quan chính thức bắt tay vào giai đoạn số hai: lập kế hoạch dự án.
Trong giai đoạn này, một nhiệm vụ quan trọng bậc nhất chính là đặt mục tiêu cho dự án.
Phương pháp lập kế hoạch dự án SMART
SMART là viết tắt của S – Specific (Tính cụ thể), M – Measurable (Có thể đo lường), A – Achievable (Tính khả thi), R – Relevant (Tính phù hợp) và T – Time-bound (Thời hạn).
- Specific – Các mục tiêu cần trả lời được các câu hỏi cụ thể như dự án được thực hiện cho sản phẩm. dịch vụ gì, diễn ra ở đâu, khi nào, người tham gia là ai,…
- Measurable – Tạo ra thước đo để đo lường kết quả thực hiện bằng cách đưa ra mục tiêu cụ thể, có thể đo lường bằng con số cụ thể.
- Achievable – Những mục tiêu đã đưa ra có thể đạt được với nguồn lực, thời gian hiện có hay không? Khi lập kế hoạch và mục tiêu công việc, hãy xét đến khả năng giới hạn của bản thân cũng như các nguồn lực để đưa ra mục tiêu có tính khả thi..
- Relevant – mục tiêu của dự án cần có tính thực tế, phù hợp với những việc liên quan. Ví dụ lên kế hoạch dự án marketing sản phẩm cần phù hợp với kế hoạch sản phẩm & kế hoạch kinh doanh của công ty trong cùng thời kỳ.
- Time-bound – Không quên đặt ra các mốc thời gian cụ thể để thực hiện dự án. Đâu là hạn chót, đâu là lúc cần phác thảo công việc, thời gian phê duyệt công việc là khi nào…. để kiểm soát thời gian, tiến độ.
Giai đoạn 3: Triển khai dự án
Khi dự án đã nhận được sự chấp thuận từ phía doanh nghiệp, tất cả các kế hoạch đã được phê duyệt, dự án chính thức được triển khai. Giai đoạn này thường được bắt đầu bằng một cuộc họp kick-off (khởi động).
Cuộc họp này nhằm mục đích nhóm của bạn giới thiệu về doanh nghiệp, đội nhóm mình, đồng thời trình bày về dự án, sản phẩm, dịch vụ của khách hàng cũng như khả năng thành công của dự án khi kết thúc.
Ngoài cuộc họp kick-off, một số nhiệm vụ khác sẽ được thực hiện trong giai đoạn bắt đầu đi vào thực thi, gồm:
- Tạo dựng đội nhóm, chọn lọc nhân sự
- Chỉ định nguồn lực cho dự án
- Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
- Thiết lập hệ thống theo dõi
- Giao nhiệm vụ
- Tạo lịch trình dự án cập nhật dựa trên sự phát triển
- Nếu có nhu cầu, hãy cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý dựa án
Giai đoạn 4: Theo dõi và đánh giá
Giai đoạn theo dõi và đánh giá dễ có sự trùng lặp về thời gian diễn ra so với giai đoạn triển khai, bởi việc giám sát và kiểm soát các công đoạn của dự án được thực hiện liên tục, song song với tất cả các khâu của dự án.
Dự án có thành công hay không, ngoài năng lực, tinh thần trách nhiệm của nhân viên, thì yếu tố quyết định nằm ở vai trò của người quản lý trong việc sâu sát, theo dõi, kiểm soát, đánh giá hiệu quả vận hành của dự án.
Giai đoạn 5: Đóng dự án
Dự án đã đi đến giai đoạn cuối cùng, nhưng trước khi nhóm bạn có thể ăn mừng cho sự thành công, hoặc rút kinh nghiệm cho những thất bại, vẫn còn một số nhiệm vụ người quản lý dự án cần hoàn thành. Nếu giai đoạn lập kế hoạch được thực hiện tốt và khoa học, tại bước đóng dự án sẽ gặp nhiều thuận lợi. Một số nhiệm vụ cần người quản lý cần cùng với đội nhóm của mình tiến hành ở giai đoạn đóng dự án gồm:
- Đánh giá hiệu quả dự án: đánh giá tổng quan và đánh giá chi tiết hiệu quả từng công việc, hạng mục của dự án.
- Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: tinh thần, năng lực, chuyên môn của từng thành viên đáp ứng được yêu cầu của dự án hay không, những nhân sự này cần điều chỉnh như thế nào ở các dự án tiếp theo.
- Phân tích dự án: xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thất bại của dự án để có thể tránh tái diễn ở những dự án kế tiếp.
- Quyết toán: tất toán ngân sách dự án.